納期前になると時間が足りず、徹夜に･･･そんな経験をしたことはありませんか？もしかしたら現在もそういったやり方でお仕事をしている方もいるかも知れません。今回は、納期前に焦らない人が普段心がけていることをお伝えしていきます。
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■料理の段取りは仕事の段取りとよく似ている
料理は段取りが大事とよく言われますよね。一つの料理を作るにしても、フライパンを温めながら卵をといたり、根菜から煮込み始め、葉物野菜は後にしたり、細かな作業を段取りよくこなすことではじめて、おいしい料理をおいしいタイミングで食べることができます。段取りがうまくいかないと、失敗する・・・とまではいかなくても、アツアツで食べたい揚げ物が冷めてしまったり、よく冷めて味がしみ込んでから食べた方がおいしい煮浸しが薄味で生温かかったり、といった残念な感じになってしまいます。
この段取り、普段頭の中でやっていると思いますが、実際に工程表、フローチャートとして書き出すとかなりややこしいことをしているのが分かります。料理の工程表（フローチャート）を掲載した料理本が出ているそうですので気になる方はご覧ください。
（「チューブ生姜適量ではなくて1cmがいい人の理系の料理」五藤 隆介（著） 秀和システム）
さらに、夕食の時間に間に合うように作り始めるということや定時で退社してから買い物をして帰るといったことがタスクとして増え、スケジュール管理としても複雑さを増していきます。こういった段取り、スケジュールといったものは仕事をする時にも、とても重要なことです。計画をちゃんと立てておくことで不測の事態があっても納期を守って納品することへのハードルが下がります。
■スケジュールを立てるのも管理するのも自分
会社で働いていると深く考えるまでもなく、自分以外の人によってスケジュールが立てられ、それにしたがって動くといったこともあるかと思います。「Job-Hub」のようなクラウドソーシングで仕事をする場合、提示されるのは主に作業期間です。提示された納期をもとに、細かなスケジュールを立てるのは自分ということになります。書かれている作業期間中に作業をする時間が取れるからと受託したら、予想よりも量が多く睡眠時間を削ってこなすしかなかった。作業量を減らしたら、思ったよりも収入が少なくなった。こんな自体を起こさないように、まずは自分のスケジュールは自分で管理するという意識を持ってお仕事を請けることが大切です。
■失敗例から見る納期前に焦らない3つのポイント
いくつかの失敗例を組み合わせたパターンで、もう少し詳しく見てみたいと思います。
Aさんは在宅ワーク一本で生計を立てており、業務を受託しているときには毎日のように仕事をしています。ある時、請け負った仕事はいつもと同じような仕事内容だったため、深く考えずに受託を希望し、実際に受託することが決まりました。
受託を希望する際、一日あたりの作業可能な時間数をクライアントに伝える必要があったため、当面の1日あたりの空き時を作業可能時間とし、4時間と伝えました。作業が始まってみると、4時間では終わり切らないような量が依頼されました。量が多ければ量を減らせるといわれましたが、Aさんは依頼された全ての作業を引き受けることにしました。作業時間が長くなった分は、睡眠時間や家事をする時間を削って確保したため、作業が終わってから少し体調を崩してしまったということです。
さて、Aさんの問題点はどこでしょう？
いくつかありますよね。
1つ目はいつもと同じような仕事だからと安易に受託を希望してしまったこと。
いつもと同じようだと思っても、作業内容などをしっかり確認し、スケジュールを立ててみて、責任をもって受託を決めて欲しいところです。
2つ目は日頃の空き時間をもとに作業可能時間を決めてしまったこと。
こちらも作業内容などをもとに、どれほどの集中力が必要な作業なのかといったことや多少のゆとりを持たせて申告した方が余裕をもって確実に作業を行うことに繋がります。
3つ目に、作業量の調整をせずにそのまま引き受けてしまったこと。
最初に立てた見通しが甘かった時、スケジュールを調整するということも、スケジュール管理の内であり、とても大切な部分です。
例のように、自分が同じ失敗をしたことはないか、見直してみましょう。自分のできていること、できていないことを知るところから改善できるところが見つかっていきます。まずはスケジュールをきちんと立てながら、自分にできる仕事か考える、といったところから始めてみませんか？
この記事のライター：野島 史織
