人事制度は、会社の目標達成と従業員の満足度向上を支える重要な基盤です。等級制度、人事評価制度、賃金制度の3つの柱から成り立ち、互いに連携することで、社員の離職防止やモチベーションの向上、効果的な人材育成に寄与します。
この記事では、人事制度の見直しをする目的や必要性、適切なタイミングなど詳しく解説します。貴社に最適な人事制度を構築するためにぜひ参考にしてください。
目次
人事制度の見直しをする目的と必要性
厚生労働省の調査によると、転職者が直前の勤め先を離職した主な理由のうち自己都合は76.6％です。そして、自己都合の理由には以下のような項目が挙げられます。（参考①）
- 労働条件（賃金以外）がよくなかったから：28.2％
- 満足のいく仕事内容でなかったから：26.0％
- 賃金が低かったから：23.8％
- 能力・実績が正当に評価されないから：15.8％
このうち、45〜49歳で「能力・実績が正当に評価されないから」と回答した人の割合は、24.2％と高くなっています。会社に貢献し、キャリアを積み上げてきた人ほど不満を募らせやすい項目だと言えるでしょう。
人事制度を見直す目的は、経営目的を達成するために人材を最大限に活用するための仕組みと環境を整備することです。企業を取り巻く社会環境や企業の状況は日々変化するため、事業の発展と企業の成長のためには人事制度も定期的に見直す必要があります。また、人事制度改革を行うと、従業員のモチベーションが向上するメリットがあります。人事制度改革を行い、古くなった人事制度を見直すと、評価基準が明確になることから目標が設定しやすくなります。
そして企業側も、最新の経営方針に基づいた要求を従業員に提示できるようになるため、経営層と従業員が一体となって目標達成に向けて進む状況が生まれます。人事制度の見直しを行わない場合、社員のモチベーションの低下や貴重な人材が流出するという大きなデメリットになる可能性があるでしょう。
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人事制度改革の適切なタイミング
人事制度の改革を行うタイミングは、慎重に検討する必要があります。人事制度は給料の根拠となる要素のひとつであり、従業員のモチベーション向上や企業成長に直結します。改革がうまくいけば、経営層と従業員が共通の目標に向かって進めるようになるでしょう。
ここでは人事制度改革が必要になる可能性があるタイミングを紹介します。
- 企業方針・経営方針を変更するとき
- 企業・事業が拡大するとき
- 労働法や規制の変更があったとき
企業方針・経営方針を変更するとき
企業が企業方針や経営方針を変更して新たなビジョンや戦略を採用した場合は、その方針に沿った業務内容や目標が設定されます。方針変更の結果、従業員が担当する業務や達成すべき目標が変わる際には、人事制度の見直しが必要です。特に規模の大きい企業の場合、方針の変更に沿った人事制度を確立しないと、企業と従業員に認識のズレが生じる可能性が高まります。
また、市場ニーズが変化することで、人事制度の改革が求められる場合もあります。例えば新型コロナウイルス感染症拡大によって高まった新しい働き方へのニーズなどを背景に、人事制度を再構築した企業は少なくありません。企業方針や市場ニーズの変化に応じ、柔軟性のある改革を進めていくことが、安定した経営につながります。
企業・事業が拡大するとき
企業や事業が拡大する場合も人事制度の改革が必要です。企業規模の拡大により従業員数が増加すると、既存の人事制度では対応しきれなくなる場合があります。また、従業員数が増えれば、既存の人事制度では対応が難しくなることがあります。
評価者の負担や正当な評価を実現するためにも、より効率的な人事制度に変化させることが大切です。そのため、必要に応じて効率的な人事制度への変更が求められます。もし人事制度改革が進まなければ、人材管理が疎かになり、従業員が正当に評価されずモチベーション低下や正当な評価ができなくなるリスクが生じます。一方、企業や事業が縮小する場合も、人事制度の改革が必要です。新しい人員配置や組織構造の変更に対応するために制度を見直す必要があるでしょう。
労働法や規制の変更があったとき
労働法や規制の変更があった場合、企業はこれに適合するように人事制度を改革する必要があります。法令遵守は企業にとって非常に重要であり、労働環境の変化に対応するために人事制度の見直しは不可欠です。
例えば、以下のような制度が変更になるかもしれません。各々が変更になった場合、企業としても追従して賃金や勤怠管理システムを見直すなど、人事制度改革を行う必要があります。
- 最低賃金の引き上げ：従業員の給与体系の見直し
- 労働時間の規制変更：残業時間の上限、フレックスタイム導入など
- 育児休暇や介護休暇の拡充：休暇の取得条件緩和、休暇期間の延長など
- ハラスメント防止法の施行：報告・相談体制を整備など
人事制度改革の手順
人事制度の改革を行う場合は、一般的にプロジェクトメンバーを組織して検討を行います。各部門からの参画を促し、可能であれば外部の人材の意見を聞くなど、公平かつ客観的な視点を意識したメンバー選定とスケジュール設計が重要です。ここでは一般的な人事制度改革の手順について解説します。
1、現状を調査して課題を明確にする
人事制度の改革は、経営理念が実現できるように組織力を高めたり業績向上を図ったりする目的で行います。そこで、まず自社の現状を正確に把握しなければなりません。主観的な改革にならないように客観的なデータを収集します。
例えば以下のような観点を調査します。
- 人件費分析：1人当たり付加価値高、1人当たり売上高（人件費と業績推移の相関）、労働分配率など
- 労働時間：部署、職位、年齢別など
- 人員配置：人員分布（かたより）、人員過不足など
- 自社と他社の報酬内容：厚生労働省の賃金構造基本統計調査など
- 人事評価者へのアンケート：人事制度に対する満足度調査、インタビューなど
- 従業員へのアンケート：人事制度に対する満足度調査、インタビューなど
現在と過去の状況や、自社と他社の賃金水準、人事評価者と一般従業員などを比較するのも一案です。
2、課題をもとに、人事制度に反映する要素を検討するなど基本方針を設計
定量分析や定性分析で現状の課題を把握して、人事制度へどのように落とし込むかを検討します。調査データからロジカルに改善方針を策定することが重要です。定性データを分析すると、管理職が年俸で非管理職に残業手当がつくために、残業を行った非管理職のほうが管理職の給与よりも高くなる逆転現象が起きている場合があります。
職種と年齢構成から人員分析を行った結果の例をご紹介します。
【例】
- 55歳～：在籍者が多いため退職金の原資確保
- 40歳～：専門職制度導入で管理職と非管理職の逆転現象を是正
- 30歳～：技術職が不足、事務職を外部委託して事務職人材のリスキリングにより技術職人材の増強
- 25際～、45歳～：営業職の高齢化、若手営業職の育成で世代交代
また、定性分析として現状の人事制度から課題と対応案の検討も必要です。
- 職位、昇給時期、昇格決定方法、人事評価基準、人事評価時期、勤務時間、基本給、諸手当、賞与、退職金、福利厚生、社宅など
3、等級制度・人事評価制度・報酬制度の見直し
人事制度には3つの観点が基本となり、従業員をランク分けしています。
- 等級制度：役割や能力
- 評価制度：企業への貢献度を評価する基準
- 報酬制度：等級ごとの給与や手当
評価が高ければ等級が上がり、等級が上がれば報酬も上がるように構成されています。そのため、人事制度改革ではまず等級制度と報酬制度の見直しから始めることが一般的です。従業員のモチベーションへの影響などを踏まえて年功序列から成果主義へ移行し、人件費の最適化を図る企業は少なくありません。また、評価制度も成果や行動に基づき判断できるような工夫が必要です。
報酬制度は特に従業員の関心ごとになりやすい要素です。見直しを行う場合は他の企業とのバランスや法的に問題がないかも考慮して慎重に検討する必要があります。
4、従業員への周知や詳しい説明を行う
改革内容が従業員に伝わらなければ、人事制度改革が失敗するかもしれません。制度を見直した際は、その内容を従業員に丁寧に説明する必要があります。改革期間が短期すぎると、従業員には新制度で何が変わったのかが伝わりません。また、従業員の関心を高めるためには、人事制度改革の見直し時点から従業員を巻き込み、定期的に変更する内容を周知することも重要です。
人事制度改革で等級制度や報酬制度を見直すと各従業員の賃金も変化するため、新制度での変化をシミュレーションします。もし、賃金が減額される従業員がいる場合は、対象者のフォローや法的な正当性があるか、経営観点から問題がないかを確認します。また、目標管理制度を導入している場合は、個々の従業員の目標管理を再検討する必要があります。
5、運用開始
変更の趣旨や目的を説明して、従業員の理解を得てから新しい人事制度を適用したとしても、運用中に想定外の課題が生じるかもしれません。運用中にも従業員からモチベーションの変化などをヒアリングし、もし課題が生じた場合には迅速に解決を図りましょう。これらのステップを繰り返すことで、企業の地盤が固まり、従業員の成長をより促すことが期待できます。
人事制度における他社の成功事例や近年注目されている評価手法、人事制度を作る上でのポイントをより詳しく知りたい方は、以下の資料からご参照いただけます。
人事制度の見直しを成功させるポイント
人事制度を改革する際は、以下3つのポイントに注意することが大切です。
- 公平性・合理性を重視しつつも複雑化しない
- 見直す期間を長期化させない
- 評価者の教育も並行して行う
公平性・合理性を重視しつつも複雑化しない
人事制度改革の際にさまざまな意見を取り入れることは必要ですが、結果として制度が複雑化するのは避けるべきです。公平性や合理性を確保しつつも複雑になりすぎないようバランスに注意することが重要です。どちらも人事制度に欠かせない要素ではあるものの、制度が詳細すぎると内容を理解して評価項目を管理することが困難になります。評価管理者の負担が増えて適切に評価しきれなくなってしまうと、従業員のモチベーションが低下する可能性があります。
公平性と合理性を重視しつつ、シンプルでわかりやすい人事制度を目指しましょう。結果として従業員のモチベーション維持や組織全体の生産性を高めることにつながります。
見直す期間を長期化させない
新制度の準備が遅れると、旧制度を一時的に運用する必要があり、適切に導入されなければ不満を持つ従業員の離職リスクが高まります。一方で、急ぎ過ぎると新制度が定着しない恐れもあります。新制度の導入日を決定したら、計画的にスケジュールを組んで段階的に実行に移しましょう。
評価者の教育も並行して行う
人事制度が定着するためには、評価者の教育も並行して行うことが重要です。評価者トレーニングは人事制度構築と同じくらい人事制度改革に不可欠な要素です。
評価者間に差がある場合、各従業員を公平に評価することができません。そのため、会社の方針や制度の取り組みによって、評価制度とともに関係する人材も育てていくという認識が必要です。
評価者の教育を通じて、公平で透明性のある評価基準の理解と適用を促進し、従業員のモチベーション向上と組織全体の成長に貢献しましょう。
社内での改革が難しい場合は、人事制度の構築に顧問の活用がおすすめ
人事制度改革は、手順に従って人事制度を見直して運用まで進める必要があります。そのため、人事制度見直しの手順やポイントを着実に押さえて、より効果的な人事制度の改革をすすめるために、ノウハウをもつ顧問に支援を受ける企業も増加しています。
人事制度の見直しは、社内のアンケートや他社の水準の調査だけではなく、労働基準法や労働組合法・労働関係調整法などさまざまな法律が関わっています。人事制度の見直しには、適切なスキルを持つ人材が欠かせないため、外部の専門家やコンサルタントの活用で効果的に解決が図れます。
実績やノウハウのある顧問に支援してもらうことで、社内リソースの不足や専門知識の不足を補い、スムーズな改革を実現できます。また、顧問は客観的な視点からアドバイスを提供し、社内での合意形成や改革への抵抗を軽減することにも貢献します。企業は、顧問と連携することで、人事制度の最適化と組織の成長を実現できるでしょう。
【導入事例】顧問の導入で人事制度の見直しを図る
地域新聞社様では、今までの人事制度が事業環境の変化に対応できておらず、「評価基準が曖昧」といった課題を抱えていました。そこで外部顧問の協力を得て、事業環境の変化に合わせた制度に内容を刷新。等級ごとに役割を明確化し、定性的な評価も取り入れた新たな人事制度を構築しました。社員からは感謝や期待の声が増え、制度設計担当者は社長賞を受賞するなど、制度改革の成果が現れています。
地域新聞社様では、人事制度の刷新に合わせて評価者の研修も同時に実施。評価者の研修や育成は人事制度の定着に不可欠であるという認識から、人事制度構築と同じ観点から行われ、評価者間の一貫性の確保を目指しています。
評価者の一貫性が確保され、一貫した人事評価が行われることで、企業の公平性や透明性が向上することが期待されます。さらに、多様な働き方に柔軟に対応し、Win-Winの関係性を築ける制度への発展を目指しているとのことです。
JOB HUB 顧問コンサルティングでは、人事制度において知識や経験が豊富な顧問の紹介が可能
JOB HUB顧問コンサルティングは、企業の人事課題をスピーディーに解決するために、知識や経験が豊富な顧問を紹介するサービスです。企業の人事制度改革を成功に導くためには、専門的な知識や経験が不可欠ですが、業務の負荷が社内の一部メンバーに集中したり、ノウハウが不足していて進展が難しかったりする状況が少なくありません。
JOB HUB顧問コンサルティングでは、企業のニーズに合った顧問を厳選して紹介し、効率的に人事課題を解決に導きます。登録している専門家は、大手上場企業の役員や新規事業の立ち上げ経験者、マーケティング、DXなどの現役のCxO、大学教授など経歴はさまざま。豊富な支援実績をもとに最適な人材をご提案します。製造、IT、小売、サービスなどの業界や、中小ベンチャー企業から大手企業まで幅広く対応可能のため、今すぐ人事制度を見直したい場合にもぜひお気軽にご相談ください。
参考①：厚生労働省｜令和2年転職者実態調査の概況（P19）
