営業はどうかわる？業務効率をアップさせるオンライン商談のススメ

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新型コロナウイルスの影響により、テレワークやWeb会議が一般的になってきました。また、Web会議のような社内業務だけではなく、顧客とやりとりをするオンライン商談も増えてきています。しかし、対面での営業経験は豊富でも、オンライン商談は未経験というビジネスパーソンも未だ多くいるのではないでしょうか。オンラインで商談を行う場合にはどのような点に気をつければよいのか。今回は、今後ますます増加が予想されるオンライン商談を成功させるポイントを紹介します。

オンライン商談が注目されている

新型コロナウイルスの感染症予防のために、ソーシャルディスタンシングが奨励されています。密室での会合は敬遠され、従来のような対面での商談に抵抗を覚える人も多いでしょう。このような状況に鑑みて、オンラインでの商談を選択する企業が増えています。Web会議用のツールやサービスが広く普及していますので、以前よりも快適に仕事ができることもオンライン商談を後押ししています。

オンラインでビジネスを行うことが一般的になるにしたがって、「対面でなければ失礼」という考えも薄れてきているようです。むしろ、気軽に商談ができると捉え、ビジネスチャンスに変えていきたいところです。商談の相手先に出向く必要はないので、業務を効率化できる側面もあります。

オンライン商談成功へのポイント

好むと好まざるとにかかわらず、オンライン商談の必要に迫られる可能性は高まっています。実際に、それまでやったことのないオンライン商談をいきなりやれといわれても、勝手が分からず、苦戦するというケースは少なくないでしょう。オンライン商談をスムーズに行い、ビジネスにつなげるためにはどのような点に気をつければよいのでしょうか。ここでは、オンライン商談成功へのポイントを紹介します。

営業のオペレーションにオンライン商談を組み込む

まず初めにやっておきたいことは、あらかじめ営業のオペレーションにオンライン商談を組み込んでおくことです。従来どおり対面での商談を想定して準備を進め、状況が変化してからいきなりオンラインで行うのは難しいでしょう。準備の段階で、オンラインを想定したオペレーションを考えましょう。

オンライン商談は、時間の融通が利きやすく、日程調整を行いやすいというメリットがあります。また、日時の都合が合えば比較的短時間でもすぐに商談を行えるので、対面よりアポイントメントを取りやすいというメリットもあります。取引先への移動時間もないので、業務効率はアップします。これまでどおりに商談ができない分、オンラインのメリットを生かすことで商談数を増やすことが可能です。

商談用のオンライン環境を用意する

オンライン商談を始める際には専用のスペースを確保しましょう。理想は個室ですが、ヘッドセットなどを用いるならパーテーションで周りを囲むことで専用ブースを作ることができます。専用ブースならカメラの背景を調整しやすいメリットがあります。

カメラの背景は無地などのシンプルなものにして、顔の表情が伝わりやすい工夫をしましょう。背景を画像に差し替えることもできますが、顔の輪郭がぼやけたり、顔を動かすと背景が映り込んだりすることがありますので、事前に調整が必要です。

照明は専用のものがあればベストですが、光の方向によって顔に影ができないように注意しましょう。窓際の場合には逆光になってしまう可能性もありますので、事前に確認しておきましょう。

マイクは端末に内蔵されている場合もありますが、できれば外付けマイクを用意したいところです。音質が悪いと会話を聞き取りにくく、商談相手の負担になるからです。ヘッドセットやマイクつきのイヤホンを利用した方がスムーズに会話が進みます。

また、カメラの画質は意外と重要です。画質が悪いと表情が読み取りにくく、みすぼらしい印象を与えてしまうからです。できれば端末のインカメラではなく、外付けのカメラを利用しましょう。事前に同僚とのロールプレイングを行い、見え方や印象を確認しておくことが有効です。

機材トラブルの対策をしておく

テレワークやWeb会議で起こりがちなことに、機材トラブルがあります。オンライン商談でも同様のトラブルが想定されます。特に、オンライン商談の場合、相手は顧客なので慎重に対策をしたいところです。円滑に商談を進められないだけではなく、信用問題になる可能性もあります。

カメラやマイク等の機材は、あらかじめ社内でチェックしておきましょう。トラブルがあったときのために、事前にマニュアルを用意しておけば安心です。マニュアルがあれば、慌てずに対処できるからです。例えば、音声が不調な場合はすぐに電話に切り替えるなど、代替手段を準備しておきましょう。突然アプリが落ちるなどのトラブルに対してスムーズに対応できるかどうかは相手からの印象にも関わりますので、非常に重要です。

音声と映像でスムーズに商談をするには安定したネット回線が必須です。通信速度の速い光回線が望ましいです。モバイル回線は電波が不安定になることがありますので、避けたほうが無難でしょう。通信速度は相手のネット環境にも依存するので、多少の遅延は発生する可能性があります。例えば、動画が静止してしまう、音声が途切れるようなことが起こりえます。

ラグが発生したときの対策を考えておく

上記のようなオンライン商談中のラグへの対策を考えておきましょう。音声や動画にタイムラグが発生すると、会話がスムーズに進まなくなり、発言のタイミングがかぶる問題が発生します。このようなときは無理に会話を進めようとせず、会話を中断しましょう。お互いに発言のタイミングがわからず、相手の様子をうかがい続けるのはストレスになるからです。チャットを利用して資料を見てもらう、会話のキャッチボールではなく必要事項の説明にするなど、対策を考えておきましょう。オンライン商談に慣れておらず、相手が疲れていそうなら小休止を挟むのもよいでしょう。

商談時間は短めに

オンライン商談に限らず、Web会議に慣れていない人は、いわゆる「Zoom疲れ」になるという意見が散見されます。オンラインでの会話は相手の発言に集中し、カメラを見続けなければなりません。自分の顔は画面上に映し出され、相手に見られているので、無表情や疲れた顔では相手に良い印象を与えることはできません。カメラの画角に入り続けることは思いのほか窮屈で、姿勢は固定され、目も疲れやすい状態です。商談では相手の反応を観察する必要があるので、なおさら集中力を使うことになります。ですから、オンラインではなるべく短い商談を心がけましょう。疲れがたまりやすい状況での長時間の商談は、ストレスになります。内容を詰め込みすぎず、ポイントを絞った商談を行いましょう。

熱意や気持ちを伝える工夫を

オンライン商談は従来のような対面とは違い、画面越しのコミュニケーションです。相手の顔は見えやすいですが、表情や感情を読み取りにくく、自分の熱意を伝えにくいデメリットがあります。商談相手にプレゼンテーションを行うときには、感情に訴えかけることを念頭におきましょう。資料の作り込む、動画を利用したパフォーマンスを取り入れるなど、熱意が伝わるような工夫をしましょう。