今回は、スケジュールを立てたり調整したりすること、いわゆるスケジューリングについてお話しします。今回も個人事業主、Job-Hubなどのクラウドソーシングサービスでお仕事されている方として考えていきたいと思います。
- スケジュールはいつ立てるものなのか。
- どのような時、どうやって修正するのか。
- そのスケジュールをどう活用するのか。
といった3点のポイントをお話しします。
目次
スケジュールはいつ立てる？
まずは、その仕事を受託するかどうか考える際に立ててみましょう。ポイントとなるのは、示されている作業期間です。Excelでも手帳やカレンダーでも、なんだったら要らない紙の裏でもいいので、その期間の予定を確認します。予定のある日でも作業ができるのか、作業ができるのであれば何時間取れるのか、といったことを考えて、作業可能な時間数を書き込んでいきましょう。うっかり忘れてしまいがちなのが、予定のある前日の作業可能時間を多くしてしまうことです。朝から用事があるのに夜遅くまで作業をするのは、どう考えても翌日の体調に響いてしまいますよね？翌日の予定も含めて、無理のない時間で決めていきましょう。同様に、自分の睡眠時間や家事の時間も考えて、作業可能な時間数を書き込んでいきます。
この表は、仮に1/1～1/13が作業期間として提示されている場合に、1日を午前中、午後、夜の3つに分けて可能時間を入力したものです。なぜ午前中、午後、夜と分けているかと言うと、間に食事などで仕事を中断する可能性が高いためです。食事の支度や外出の予定などで区切ると、集中して作業ができる時間数が分かりやすいですよね。また、漠然と1日3時間などと決めるよりも、どのくらいの時間帯に自分が動けるのか細かく把握でき、追加や修正がしやすくなります。1列ずつ使って1セル＝1時間とし、24時間表す方が見やすいこともありますので、作業内容や好みに合わせて、自分なりのスケジュール管理表が作れるといいですね。
作業可能時間を書き出せたら、その通りに仕事ができるか、見直してみてください。フルタイムで働いた後、家事をこなし、3時間仕事をして、23時にはベッドに入って・・・といったスケジュールで、本当に無理がないか。残業が発生したり受託した作業が思ったよりも時間のかかるものだったりした時に、調整はできるか。逆に、用事があるのは午後なのに午前中に少しも作業をしないなんてスケジュールで、ゆとりを持ちすぎていないか、ということを考えた方がいいこともあります。受託する仕事の量が少なくなりすぎると、収入も少なくなってしまいますからね。そんな風に色々なパターンを考えてスケジュールを立ててみましょう。
スケジュールの修正
それでは、実際にお仕事を受託したとしてスケジュールの修正について考えてみましょう。依頼された量や作業の詳細な手順を熟読し、スケジュールに無理がないか再確認してみてください。自分が予想していたよりもボリュームのある仕事であれば、スケジュールの修正ができるか考えてみましょう。
この表は1つ目の表に作業時間を追加したものです。どの日のどの時間帯に追加したのか分かるように、追加したセルは黄色で塗りつぶしています。この他に、別のシートやファイルで最初に自分が考えたスケジュールと変更後のスケジュールを比較できるようにしておくと、変更内容が把握しやすくなります。また、時間の追加や変更をしたのが何日なのかということも分かるように、スケジュール修正した日によって塗りつぶす色を変えたり、コメントで履歴を残したりしても、どのタイミングで変更したのか分かりやすくなります。
このスケジュールの場合、実際に作業してみると多く時間がかかったため、当初予定していた26.0時間から32.5時間まで可能時間を増やした状態になっています。決して自分を過信せず、無理のないように、けれど受けた仕事は責任を持ってやり遂げられるようなスケジュールへと修正したいところです。
スケジュールの活用
スケジュールを見ながら仕事を進める、というのは言うまでもないことですが、実際の進捗状況を見ながらスケジュールを再度修正するということも大事です。それだけでなく、きちんとスケジュールを立てることができれば、それだけ自分の仕事を管理でき、完遂しようとする責任感も能力もあるということになります。
Job-Hubでは「提案」という形でお仕事受託の意思を伝えるといったことができます。その時に、簡単な箇条書きでいいので、スケジュールを見せることができれば、クライアントへのアピールになり、受託率も上がるかも！
この表は作業時間と実施した件数、作業状況のメモを記録したものです。作業時間は予定ではなく実際のもので、全ての作業が完了した後のものになっています。この表では、1件あたりの平均作業時間も【作業時間数÷作業件数】で計算し、自分の作業効率がどのように変化しているかといったことを確認できるようにしています。平均時間を基準として見ると、少し作業スピードが上がっていたのに1/4の時点で急にスピードが落ちています。メモの欄には「少し作業しづらいファイル」とあることから、作業に時間のかかる内容だったため時間が余計にかかったことが分かります。逆に、1/5は時間が短くなっていますが、こちらは「簡単なファイル」とメモしてあります。簡単なものだったのでサクサクと作業が進められたのでしょう。
こうした振り返りは作業期間が長いほど、また同じような作業を何度も受託するようになるほど、重要になってきます。振り返りをすることによって作業の効率を上げる方法を思いついたり、単価が作業量に見合ったお仕事かどうか見極めたり、といったことに繋がるからです。また、スケジュールの調整をしても依頼された全ての作業を完了させることが難しそうな場合は、難しそうだと判断した時点でクライアントに相談をしてみてください。その際、「無理です」や「出来ません」といったことだけを伝えるのではなく、次のようなことを一緒に伝えてみましょう。
- 修正したスケジュール
例：6.5時間追加し、期間中32.5時間の作業ができるように調整してみました。
- 実際に作業をしてみてどの程度時間がかかったか
例：1件当たり1時間程度の作業とのことでしたが、私の場合1.8時間ほどかかっています。
- 何件なら作業可能と想定しているか＝何件の作業の完遂が難しくなる可能性があるか
例：ご依頼いただいた24件中、22件の作業は確実に完了できると想定しておりますが、残り2件については納期に間に合わない可能性があります。
- 完遂できない件数が具体的に予想できるようになるのはいつごろになるか
例：作業を進め、納期に間に合わないファイルが出てくるようでしたら改めてご相談させていただけますでしょうか。進捗状況とあわせて1/6(金)までにはご連絡いたします。
こういったことを一部だけでも伝えると、クライアントとしても件数をすぐに減らすのか、納期を延ばすのか、といった対処法を考えることが出来ます。また、完遂が難しい理由やできる限り依頼に対応しようと努力したことも分かることから、クライアントが自分に対して抱く印象の悪化を最低限に抑えられると思われます。
クライアントによっては、誠実さやスケジュールの管理能力があるといった好意的な受け取り方をしてくれることもあるかもしれません。また、クライアントから1件あたりの金額の提示があっての作業であれば、作業期間や金額の設定が現実的なものなのかどうかといったことも伝わることもあります。スケジュールを調整しても難しい場合は、きちんと理由が分かるように、できるだけ早い段階で伝えてみてください。
今回のお話はこれくらいになりますが、スケジュールを立てる時の考え方にしても、健康第一なのか、収入目標を立ててそれに沿って仕事メインで考えるのかといった考え方、ライフスタイルによって違ってきます。自分がどういった生活を送りたいのか、大きく言えば、どんな人生を送りたいのか、ということも考えながら、スケジュールを立ててみてくださいね！
この記事のライター：野島史織
